Konfiguration
Sie können E-Mails mit einem E-Mail-Programm auf Ihrem Computer handhaben.
In dem E-Mail-Programm müssen Sie ein E-Mail-Konto konfigurieren mit einen Posteingangsserver und einen Postausgangsserver.
Wir betreiben für unsere Kunden seit Juni 2014 Mailserver mit folgender Konfiguration:
| Aufgabe | Protokoll | Servername | Port | Details |
|---|
| Mail-Eingangsserver | POP3 | pop3.IHR-DOMAINNAME
oder: mail2.wdss.de | 110 | normal/unverschlüsseltes Passwort
gesicherte Verbindung:
STARTTLS oder
Port 995 SSL/TLS |
| Mail-Eingangsserver | IMAP | imap.IHR-DOMAINNAME
oder: mail2.wdss.de | 143 | normal/unverschlüsseltes Passwort
gesicherte Verbindung:
STARTTLS oder
Port 993 SSL/TLS |
| Mail-Ausgangsserver | SMTP | smtp.IHR-DOMAINNAME
oder: mail2.wdss.de | 587 | normal/unverschlüsseltes Passwort
gesicherte Verbindung:
STARTTLS oder
Port 465 SSL/TLS |
| Webmailer | HTTP | http://webmail.wdss.de | | |
Hinweise:
Setzen Sie für IHR-DOMAINNAME ihren eigenen Domainnamen ein. Der Domainname ist der Teil Ihrer E-Mail-Adresse, der hinter dem @-Zeichen folgt.
Benutzername ist bei uns Ihre E-Mail-Adresse (nur mit kleinen Buchstaben).
Gesicherte Verbindungen: Das installierte SSL-Zertifikat des Mailservers ist nicht auf den Servernamen ausgestellt pop3/smtp.IHR-DOMAINNAME
und führt daher ggf. zu einer Warnung in Ihrem E-Mail-Programm.
Die gesicherte Übertragung ist dadurch nicht beeinträchtigt, aber das Zertifikat kann nicht belegen,
dass Sie wirklich mit dem E-Mail-Server diesen Namens verbunden sind. Wenn Sie diese Warnung vermeiden wollen, können Sie in einigen E-Mail-Apps die Warnung abschalten oder
nutzen Sie den Servernamen "mail2.wdss.de" für die Protokolle POP3, IMAP und SMTP.
Dafür nehmen Sie aber in Kauf, dass Sie bei einer Serveränderung ggf. Ihre Kontoeinstellungen korrigieren müssen.
Teilen Sie uns dies mit, damit wir Sie rechtzeitig informieren können.
Nutzen sie keine ungesicherten Verbindungen! (ohne STARTTLS bzw. SSL/TLS)
Heutige Sicherheitsanforderungen erwarten eine Verschlüsselung.
normal/unverschlüsseltes Passwort: Wenn Sie die gesicherte Verbindung zum Mailserver (per STARTTLS oder SSL/TLS) wählen,
ist auch ein unverschlüsseltes Passwort durch diese Verbindung automatisch vor dem Mitlesen durch Abhören
der Verbindung gesichert.
POP3: Kopien eingehender E-Mails sollen nur dann auf dem Server verbleiben, wenn sie nach 30 Tagen automatisch gelöscht werden.
Die regelmäßige Abholung sollte nicht häufiger als alle 10 Minuten geschehen.
Ihr Postfach unterscheidet zwischen bereits gelesenen E-Mail und neuen E-Mails. Sollte Ihr Postfach die vertragliche Größe übersteigen,
so ist Weitblick berechtigt bereits gelesene E-Mails zu löschen oder neu eingehende E-Mails abzulehnen. Daher empfehlen wir E-Mail-Archive ggf.
lokal auf Ihrem Rechner anzulegen.
Autoresponder und E-Mail-Weiterleitungen administrieren Sie in der Benutzerverwaltung.
In die Benutzerverwaltung gelangen Sie über entsprechenden Link im Kundenbereich.
Sollten Sie Fragen haben oder spezielle Anforderungen, so sprechen Sie uns an.
Limits
Derzeit besteht eine Begrenzung von 64MB Maximalgröße für E-Mails über unseren Mailserver. Durch Kodierung können damit Dokumente von bis zu ca. 48MB verschickt werden.
Dieses schützt Sie selbst gegen den Empfang übergroßer E-Mails und auch die Empfänger von ihnen abgesendeter E-Mails
gegen übervolle Postfächer. Sollte diese Begrenzung notwendigerweise für Sie aufgehoben werden müssen, so sprechen
Sie uns bitte an.
Eine harte Begrenzung der Postfachgrösse findet derzeit nicht statt. Bitte achten sie aber in eigenem Interesse
auf Einhaltung der vertraglich vereinbarten Postfachgröße. Sollten sie mittelfristig grössere Postfächer benötigen,
so sprechen Sie uns an.
Sicherheit
Wir können nur in die Sicherheit zur Übertragung und Speicherung Ihrer E-Mails investieren
soweit sie sich auf unserem Server befinden, oder von außen zu uns übertragen werden oder zu Ihnen hin übertragen werden.
Hierzu sind unsere Server allgemein abgesichert und für die Datenübertragung bieten wir die Verschlüsselung per TLS an.
Sollten Sie aber E-Mails (z.B. mit Personendaten) wirklich abhörsicher übertragen und speichern wollen,
dann empfehlen wir Ihnen die Nutzung eines Kryptografiesystems nach dem S/MIME-Standart
oder OpenPGP-Standard.
Werden E-Mails mit einem solchen System verschlüsselt, so werden sie an keiner Stelle
unverschlüsselt abgelegt.
Das gilt für alle Rechner, die die E-Mail verarbeiten: Postausgangskorb auf Ihrem Rechner,
dem Weitblick-Mailserver, dem Mailserver des Adressaten (gewünschten Empfängers), und auch dem Arbeitsplatzrechner
des Adressaten. Diese Systeme verschlüsseln die E-Mail vor dem Versenden beim Absender und entschlüsseln erst beim Adressaten,
dem gewünschten Empfänger.
Das Modul EnigMail ist z.B. sehr einfach in den Thunderbird zu integrieren und
realisiert ein solches Kryptografiesystem.
Erste-Hilfe
Der Mailserver antwortet nicht und sie warten jeweils bis zu mehreren Minuten bis eine Fehlermeldung
sie informiert, dass der Server nicht erreichbar war.
Der Grund könnte sein, dass nach einigen Fehlversuchen von Ihnen oder einem Kollegen aus dem
selben Netzwerk der Zugriff aus Sicherheitsgründen gesperrt wurde.
Abhilfe: wechseln Sie die IP-Adresse oder melden Sie sich bei uns.
Der Grund könnte auch sein, dass nach einer Umstellung auf Ihrem Rechner oder in Ihrem Hause
eine Firewall die Datenverbindung unterbindet.
Das E-Mail-Program gibt sofort die Fehlermeldung aus, dass die Datenverbindung nicht möglich ist.
Der Grund könnte sein, dass Ihr Rechner nicht mit dem Internet verbunden ist oder
auf Ihrem Rechner oder in Ihrem Hause eine Firewall die Datenverbindung unterbindet.
Das E-Mail-Program versendet ihre E-Mails mehrmals. Bei Ihrem Kommunikationspartern gehen mehrere gleiche Kopien Ihrer E-Mails ein.
Wenn Sie MS-Outlook nutzen, dann kann der Grund darin liegen, dass MS-Outlook auch E-Mails aus dem Postausgang beginnt,
wenn eine andere Verbindung noch zum Versenden dieser E-Mail noch besteht. Das Problem kann durch verschiedene Einstellungen in Outlook
gemildert werden, die die Timeouts von Outlook justieren und das Zusammenspiel von Versenden und Empfangen von E-Mails regeln.
Einige Tipps dazu finden Sie hier.
Das E-Mail-Program erlaubt zwar E-Mails zu Empfangen, nicht aber E-Mails zu versenden.
Der Grund könnte eine Fehlkonfiguration des E-Mail-Kontos sein, oder aber das Ihr Rechner nicht korrekt mit dem Internet verbunden ist oder
Sie von der Telekom einen modernen Speedport-Router (z.B. W724V) als DSL-Zugang nutzen, der in der Standarteinstellung nur den E-Mail-
Versand mit bestimmten großen Providern ermöglicht (E-Mail-Server in der Speedport-Whitelist nachkonfigurieren).
Abhilfe: Nachtragen ihres SMTP-Servers im Telekom Speedport W724v
1. Einloggen unter http://speedport.ip
2. Menüpunkt Internet > Liste der sicheren E-Mail Server
3. ENTWEDER Den Punkt „Liste der sicheren E-Mail-Server“ verwenden abschalten.
ODER Ihren SMTP-Server "smtp.IHR-DOMAINNAME" bzw. "mail2.wdss.de" hinzufügen.
Spams / Malware (unerwünschte Werbung / Schadsoftware)
Unsere Mailserver versuchen unerwünschte Werbung (Spam) und Schadsoftware (Malware) zu erkennen und ggf. abzulehnen.
Der Absendende Mailserver bekommt in einem solchen Fall von uns eine Fehlermeldung.
Sollte fehlerhafter Weise eine E-Mail abgeleht werden, so wird der Absendender entweder vom Absendenden Mailserver oder
durch unseren Mailserver durch eine Status-E-Mail informiert. Unsere Mailserver werden aber niemals alle Spams oder Malware
erkennen. Das bedeutet, dass sowohl Spams als auch Malware an Sie weitergeleitet werden wird. Beachten Sie auch, dass viele
kostenlose Dienste im Internet zusätzlich zu Ihrem Nutzdienst vereinbaren auch Werbung an Sie zu senden. Seien sie daher ggf.
zurückhaltend mit dem Buchen kostenloser Dienste und der Herausdabe Ihrer E-Mail-Adresse.
Zur Optimierung unserer Mailfilter können Sie uns Spams und Malware zukommen lassen.
Eine Möglichkeit is es einen IMAP-Ordner namens "JUNK-LEARN" in Ihrem E-Mail-Programm
einzurichten, in dem Sie Spams und Malware ablegen.
Dieser Ordner wird automatisch von uns regelmäßig verarbeitet
und neu eingehende E-Mails werden mit den dort abgelegten
E-Mails verglichen, um sie al Spam/Malware zu erkennen.
Die andere Möglichkeit ist Spams oder Malware, die nicht erkannt wurde an das E-Mail-Konto
postmaster@wdss.de weiterzuleiten und dem Betreff der E-Mail "JUNK: " voranzustellen.
Löschen Sie in solchen Fällen die erhaltene Spam oder Malware-E-Mail nicht gleich, da
wir ggf. innerhalb einer Woche nach weiteren Informationen zurückfragen.
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